Het aanmeldingssysteem registreert de voorkeuren van leerlingen voorafgaand aan de inschrijving. De initiatiefnemer van de aanmelding stelt het aanmeldingssysteem zelf in en beheert het. De initiatiefnemer wordt aangeduid door de deelnemende schoolbesturen.  Het doel van het aanmeldingssysteem is om elk kind toe te wijzen aan de school van de hoogste keuze van het kind, waarvoor het kind gunstig geordend is door het systeem.  Na afloop van de aanmeldingsperiode ontvangt de aanmelder een e-mail met het resultaat van de aanmelding. Op basis daarvan kan het kind tijdens de inschrijvingsperiode worden ingeschreven. 

Als de aanmelder geen e-mailadres opgeeft, dan ontvangt de aanmelder een bericht via de post. 

AGODI en de schoolbesturen raden gebruikers aan om deze gebruiksvoorwaarden en het beleid rond gegevensverwerking en gegevensbescherming aandachtig te lezen voordat ze de toepassing gebruiken.  

Foute gegevens 

Het kan zijn dat de informatie die u terugvindt in het aanmeldingsportaal onjuist, verouderd of onvolledig is. De aanmelder of elke andere persoon met toegang tot het dossier kan tijdens de ‘Aanmeldingsperiode’ zijn aanmeldingen wijzigen (vb. een extra school toevoegen, verwijderen of de volgorde veranderen), bijkomende personen toevoegen of andere gegevens aanpassen. Van elke wijziging in het dossier krijgt de aanmelder een bericht via e-mail. 

Cookies 

We verwerken bij het gebruik van het aanmeldingssysteem ook gegevens door middel van cookies.  

Cookies zijn kleine gegevens- of tekstbestanden die op uw computer of mobiele apparaat worden geïnstalleerd wanneer u een website bezoekt of een (mobiele) toepassing gebruikt. 
Cookies die gebruikt worden, zorgen voor een optimale werking van de website of toepassing en worden niet gebruikt voor andere doeleinden. 

• OPSession
• SPSession
• AspNetCore.Antiforgery.xxxx

• <initiatief>.aanmelden.vlaanderen
• Scholenportaal.aanmelden.vlaanderen
  

Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

Volgens de algemene regel mogen we uw persoonsgegevens alleen bewaren tijdens de periode waarin ze noodzakelijk zijn om bepaalde diensten te verlenen.  De persoonsgegevens worden maximaal twee jaar na de aanmelding bewaard. Deze termijn is nodig voor het ordenen, toewijzen en opvolgen van de inschrijving. Na verloop van die verjaringstermijn worden de gegevens verwijderd, tenzij ze van historisch, cultureel of algemeen belang zijn. 

Wie kan uw persoonsgegevens zien?

Er zijn verschillende rollen binnen de applicatie die verschillende rechten hebben wat betreft toegang  tot de persoonsgegevens. Hieronder overlopen hoe de rollen worden toegekend en welke rechten ze uitoefenen.

Beheerder:

• Wie? Alle scholen van het samenwerkingsverband duiden één of enkele personen aan die de centrale opvolging van het aanmeldsysteem op zich neemt.
• Toegang? Een beheerder kan alle leerlingendossiers inzien en heeft ook toegang tot het digitale logboek.

Helpdeskmedewerker: 

•  Wie? De helpdeskmedewerker wordt aangeduid door de beheerder. 
• Toegang? Een helpdeskmedewerker kan alle leerlingendossiers inzien om vragen van gebruikers bij de aanmelding te kunnen beantwoorden. Het is ook mogelijk dat de helpdeskmedewerker een controle uitvoert op de gegevens m.b.t. de voorrang.

Medewerker van een school: 

• Wie? De medewerker van een school wordt aangeduid door de directeur van een school. 
• Toegang? De medewerker kan een eventuele controle uitoefenen op de voorrang broer/zus en/of voorrang voor kinderen van personeel. De medewerker heeft toegang tot de toewijzingslijst op het niveau van de vestigingsplaats van de eigen school met het oog op de verdere inschrijving in de school.
• De medewerker ziet niet voor welke andere scholen de leerling zich aanmeldde en welke voorkeurorde.

 Directeur van een school: 

• Toegang? De directeur kan zien wie beheerder is voor het samenwerkingsverband waar ze deel van uitmaken en kan een medewerker van de school aanduiden. Deze rol heeft geen toegang tot leerlingengegevens.

 Applicatiebeheerder AGODI: 

• Toegang? Deze rol maakt een nieuw samenwerkingsverband aan en voegt de betrokken scholen toe.
• De applicatiebeheerder kan enkel de beheerder(s) per samenwerkingsverband zien, geeft feedback over de kwaliteit aan het aanmeldingsinitiatief en heeft geen toegang tot leerlingengegevens.

Het is mogelijk dat we voor bepaalde specifieke diensten een beroep doen op derden, die uw gegevens verwerken. We bezorgen uw gegevens aan die verwerkers, zodat ze de dienst in kwestie kunnen verlenen. We oefenen daar op elk moment controle uit. We sluiten met deze verwerkers een verwerkersovereenkomst af in overeenstemming met artikel 28 van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Indien deze gegevens gedeeld worden met andere partijen, dan gebeurt dit enkel nadat hiervoor een protocol wordt afgesloten tussen de betrokken instanties, zoals bedoeld in artikel 8 van het decreet betreffende het elektronisch bestuurlijke gegevensverkeer van 18 juli 2018.  Afgesloten protocollen zullen via deze privacyverklaring worden gepubliceerd.

Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

We nemen de passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot jouw persoonsgegevens te vermijden. Dit omvat minstens volgende beveiligingsmaatregelen: sterk uitgebouwd rollen en rechtenbeheer achter ACM/IDM die de toegang tot de gegevens tot een minimum beperkt, logging, encryptie, performance testen, pentesten, beveiliging van de netwerkinfrastructuur, fysieke beveiliging van het datacenter.

Wat zijn uw rechten?

U hebt verschillende rechten bij de verwerking van persoonsgegevens, met name:

•       het recht op inzage in uw persoonsgegevens; 
•           het recht op verbetering van uw persoonsgegevens;
•           het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens;
•           het recht om uw toestemming in te trekken en het recht om u te verzetten tegen een verwerking.

Elk verzoek dient u te richten naar de initiatiefnemer van de aanmeldingsprocedure. Dit kan per e-mail naar nele.debock@ond.vlaanderen.be. We vragen dan een bewijs van uw identiteit zodat uw gegevens niet worden meegedeeld aan iemand die er geen recht op heeft.

In het beginsel heeft u het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend geautomatiseerd besluit waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden of dat de betrokkene in aanmerkelijke mate treft. Het toewijzen van de leerlingen door de ROM is een soort van geautomatiseerde besluitvorming die wel is toegestaan omwille van de decretale bepaling.

Klachten

Als u het niet eens bent met de manier waarop uw gegevens worden verwerkt, kunt u verschillende acties ondernemen. U kunt hierover de initiatiefnemer aanspreken via nele.debock@ond.vlaanderen.be. Daarnaast kunt u ook steeds een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit, de Vlaamse Toezichtcommissie.

Algemene informatie

We hebben het recht om het beleid te wijzigen en aan te passen. Wijzigingen en aanpassingen melden we altijd via het aanmeldingsportaal.

4.     Contactgegevens

Het Agentschap voor Onderwijsdiensten (‘AGODI’),  ingeschreven in het KBO met nummer 0316.380.841 en met vestigingsnummer 2.199.317.226 waarvan de administratieve zetel zich bevindt te Koning Albert II laan 15, 1210 Sint-Joost-ten-Node.

Contactpersoon van het aanmeldingsinitiatief: LOP-deskundige

Aangeduid door volgende schoolbesturen:

• Schoolbestuur GO! scholengroep SAM, ingeschreven in het KBO met vestigingsnummer 0267380005 waarvan de administratieve zetel zich bevindt Sint- Lodewijkstraat 26, 3600 Genk
• Schoolbestuur Katholiek Basisonderwijs Sledderlo Genk, ingeschreven in het KBO met vestigingsnummer 0444008293 waarvan de administratieve zetel zich bevindt Brandweg 1, 3600 Genk
• Schoolbestuur Katholieke Centrumscholen Genk, ingeschreven in het KBO met vestigingsnummer 0898537130 waarvan de administratieve zetel zich bevindt Klokkuil 3, 3600 Genk
• Schoolbestuur VZW Optimum, ingeschreven in het KBO met vestigingsnummer 0750839584 waarvan de administratieve zetel zich bevindt Wintereikstraat 4 bus 12, 3600 Genk
• Schoolbestuur Basisonderwijs Bret Gelieren, ingeschreven in het KBO met vestigingsnummer 0435424981 waarvan de administratieve zetel zich bevindt Annunciadenstraat 2, 3600 Genk
• Schoolbestuur Kath.Basisond.Boxbergheide-Genk, ingeschreven in het KBO met vestigingsnummer 0432436391 waarvan de administratieve zetel zich bevindt Boxbergstraat 1, 3600 Genk
• Schoolbestuur Steun en Inr. Protest.-Chr. Scholen Genk, ingeschreven in het KBO met vestigingsnummer 0408442749 waarvan de administratieve zetel zich bevindt Evence Coppéelaan 27_29, 3600 Genk
• Schoolbestuur De Sint-Albertscholen van Genk, ingeschreven in het KBO met vestigingsnummer 0409672867 waarvan de administratieve zetel zich bevindt Kerkplein 3, 3600 Genk
• Schoolbestuur Kath.Basisond.H.Hart Wintersl., ingeschreven in het KBO met vestigingsnummer 0428692983 waarvan de administratieve zetel zich bevindt Margarethalaan 70, 3600 Genk
• Schoolbestuur VZW Kath. Basisond. Bokrijk Genk, ingeschreven in het KBO met vestigingsnummer 0425929374 waarvan de administratieve zetel zich bevindt Kuurstraat 6, 3600 Genk
• Schoolbestuur VZW Paroch. Scholen Termien, ingeschreven in het KBO met vestigingsnummer 0410756594 waarvan de administratieve zetel zich bevindt De Schom 8, 3600 Genk
• Schoolbestuur VZW IM Vrij Onderwijs Waterschei, ingeschreven in het KBO met vestigingsnummer 0442292086 waarvan de administratieve zetel zich bevindt Binnenlaan 1, 3600 Genk
• Schoolbestuur Parochiale Basisschool Oud Waterschei, ingeschreven in het KBO met vestigingsnummer 0462177284 waarvan de administratieve zetel zich bevindt Oude Driesstraat 8, 3600 Genk